4 benefícios do software de cotação no gerenciamento de compras!


Em praticamente todos os segmentos do mercado, soluções tecnológicas vêm cada vez mais assumindo um papel de protagonismo. O setor de aquisição, por exemplo, é uma área que acumula uma série de tarefas extremamente estratégicas para o sucesso de um negócio. É por isso que muitas empresas adotam um software de cotação para fazer o seu gerenciamento de compras.

Você conhece os reais benefícios de usar um sistema como esse? Continue a leitura deste post e conheça 4 vantagens de uma ferramenta para gestão de compras. Acompanhe!

1. Confere agilidade aos processos

Um software de cotação voltado para o gerenciamento de compras tem a função de otimizar e cuidar de todas as etapas da aquisição de produtos, desde a solicitação até a procura e pagamento do fornecedor.

A análise de documentos é outra tarefa potencializada pela tecnologia. As ferramentas provenientes da Inteligência Artificial (IA) já conseguem identificar os mínimos equívocos registrados em pilhas de documentações. São erros que poderiam passar despercebido por especialistas na avaliação de contratos, notas fiscais, recibos etc.

Outro destaque da IA é em relação à cotação de preços. A escolha dos fornecedores é um compromisso que exige cautela, e muitas empresas já usufruem da seleção e abrangência da análise de dados de ferramentas como o Big Data para reduzir riscos em suas decisões.

Dessa maneira, cada estágio do gerenciamento de compras se torna automatizado pelo sistema e todo o trabalho é executado em poucos cliques, de forma simplificada. Como resultado, a empresa ganha competitividade, pois ganha capacidade de reagir ao mercado com mais eficiência.

2. Reforça a segurança e a conformidade

Um gerenciamento de compras mais transparente e seguro é essencial para evitar erros e imprevistos que podem causar problemas sérios a um negócio. Em um software de cotação, toda a negociação é feita eletronicamente. Logo, todas as transações e etapas são registradas e auditáveis.

Assim, o gestor consegue redobrar o controle de todas as etapas do seu trabalho e acompanhar atualizações em tempo real. Isso faz toda a diferença na hora de garantir o compliance — uma vez que fica mais fácil verificar se os procedimentos acontecem de acordo com as regras internas/legislação — e fortalecer relações com fornecedores ou compradores realmente confiáveis.

3. Otimiza o workflow de aprovação

A burocracia de um fluxo de trabalho não automatizado limita a performance da empresa e pode gerar gargalos nos processos de compra. Nesse sentido, a incorporação de um software de cotação no gerenciamento de compras é vantajosa, pois flexibiliza as diferentes fases de negociação e aprovação.

O sistema é programado para aceitar eletronicamente apenas pedidos que estão de acordo com os critérios levantados pelos gestores. Desse jeito, a empresa não corre o risco de perder boas oportunidades, já que a ferramenta executa mapeamentos e validações automaticamente. Isso permite que a empresa ganhe tempo e evite falhas no processo.

4. Aumenta o lucro da empresa

O uso de sistemas de cotação promove a redução de custos operacionais e do lead-time de compras, os quais são grandes benefícios. Ao mesmo tempo, a negociação eletrônica — por meio de um leilão — e a geração de relatórios sobre o desempenho dos resultados contribuem ainda mais para a garantia de lucratividade.

Em um leilão, a empresa tem acesso a uma base ampla de ofertas, o que aumenta as suas chances de ganho.

Com a leitura dessas vantagens, fica claro que um software de cotação é essencial para aprimorar o gerenciamento de compras em uma empresa. Esse sistema torna as etapas desse processo mais produtivas e eficazes, assegurando savings e lucro para o negócio!

Agora que você conhece a importância da automação para administrar requisições, confira 6 dicas para otimizar a sua gestão de compras!

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