Com origem nos EUA, na virada do século XX, compliance vem de "comply", que significa “agir em…
Compliance, o verdadeiro significado de compliance – Conforme o mercado brasileiro cresce, medidas precisam ser instauradas para se criar um bom ambiente de negócios e de parcerias saudáveis. Empresários visam uma construção benéfica dos seus negócios não só com lucratividade, mas também com uma cultura ética organizacional.
A sociedade mudou: não só na área dos negócios, como também nos vínculos sociais. É preciso pensar em como agir moralmente e viver princípios que condizem com uma boa coletividade.
Seguindo esta onda, alguns setores do mercado brasileiro viram medidas precisavam ser tomadas para evitar fraudes. Era preciso também promover relações mais éticas e competentes para fortalecer a imagem das empresas.
O filósofo brasileiro Mário Sérgio Cortella faz uma reflexão pertinente ao assunto sobre a ética, ao adotar três questões: Devo? Posso? Quero? Nem sempre há coisas que queremos fazer ou que podemos fazer. No entanto, há coisas devemos fazer, que podemos, mas no final não queremos.
Ter em mente essas perguntas ajuda empresários a fortalecer sua imagem no mercado, a criar e desenvolver laços mais fortes. O arquétipo do coletivo social em se ter princípios e questões moralmente aceitos por todas as classes da sociedade se coloca numa posição de destaque e ter essa visão no âmbito empresarial é totalmente satisfatório.
Obediência às regras e estatutos determinados pelo Ministério do Trabalho, adaptação e seguimento de normas e processos internos e externos às técnicas e processos orientados pela lei são algumas das ações que regem a ética na área dos negócios. Os resultados são sentidos em regime interno, na atração de talentos para a empresa ou a proatividade nos trabalhos desenvolvidos. A sociabilidade com stakeholders, a prevenção de crises financeiras e a redução de atos ilegais também são mais evidentes.
Num universo que apresenta uma participação mais ativa não só dos empresários, mas do público, as interpretações negativas são logo sentidas. A presença de falhas é caminho certo para punições, processos judiciais ou até restrições mais severas.
Ações como melhorias nas negociações, tomadas de decisão mais eficientes, conscientizações sobre obrigações legais, fiscais e trabalhistas entre outros critérios se tornaram pilares para diferenciais perante a concorrência. Isso não só ocorre no Brasil, mas no mundo inteiro. No entanto, o Brasil tem se destacado com táticas mais agressivas e competitivas diante desse aspecto.
Como forma de aperfeiçoar as atividades corporativas, o compliance se tornou ainda mais recorrente. Muito comum em empresas financeiras, outros setores como a indústria (metalurgia, produção, reciclagem, entre outras), saúde e contábil já contam com o método para gerar uma melhor produtividade e conscientização no trabalho.
Entretanto, o compliance não se trata somente de indicadores ou de uma ouvidoria. É mais do que isso. É um serviço de auditoria completo, que além de trazer benefícios para a empresa como um todo, constrói-se a partir das perspectivas dos próprios colaboradores.
Partindo da premissa corporativa e institucional, o significado de compliance é um todo de práticas e ações necessárias para o cumprimento dos regimentos exigidos por organizações legais e regulamentares. Em outras palavras, compliance se trata de um procedimento que ajuda a empresa a agir de acordo com as leis e regulamentos, tanto de dentro da empresa como estatutos externos.
A própria consistência da palavra compliance conota esse significado. Compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que se refere a agir de acordo com uma regra ou a um comando.
Esse conjunto de medidas precisa sempre estar interligado à ética e à integridade. Por meio dessa vertente, o equilíbrio entre o cumprimento de normas internas e externas e a boa produtividade e trabalhos realizados dentro da organização são um dos objetivos principais do compliance.
A preocupação em evitar, analisar e investigar problemas ou inconformidades também são algumas das atividades compreendidas pelo método. Além disso, o procedimento fornece meios para que os problemas sejam solucionados e que não voltem a acontecer.
De modo prático, pode-se dizer que o compliance funciona como uma auditoria. Só que essa se concentra em técnicas maduras e profundas sobre uma cultura organizacional sólida e ética.
Um dos pilares que sustenta os métodos de auditoria é a questão de valores. Crenças que motivam os colaboradores a desenvolverem estratégias ainda mais eficientes e inteligentes são alguns dos moldes acordados durante a auditoria. Isso é muito positivo em tarefas como controle de qualidade, construção de estratégias de negociação ou desenvolvimento de relação custo benefício.
Dependendo das circunstâncias, o compliance funciona como se fosse uma cirurgia. Ele detecta algum ponto a ser analisado dentro da empresa, prepara a equipe em como agir frente à questão e quais as oportunidades de negócio podem ser executadas.
Para o cumprimento de regimes externos, o compliance age da mesma forma. Ele mapeia se os valores da empresa são condizentes com o cumprimento dos estatutos estabelecidos e se a instituição consegue trabalha em meio a conflitos culturais. Nesse momento, canal de denúncias, ouvidorias e outros recursos são auxílios de grande importância a fim de que não ocorram riscos maiores.
A princípio o compliance parece ser um método estruturado muito recentemente, mas na verdade ele já era organizado na década de XX e começou a ser implantado nas empresas no início do século XXI. Com origem nos Estados Unidos, os programas de compliance se baseavam dentro das agências reguladoras, que apresentavam um crescimento emergente.
A partir de um programa de fiscalização centralizado do governo, o compliance visava tratar melhorias por meio de regulamentações em atividades relacionadas à saúde e a medicamentos. Quando a Food and Drug Act foi promulgada, alguns princípios do compliance começaram a ser implantados em alguns departamentos do governo norte-americano.
Com o avanço das instituições financeiras no país, o governo instaurou o Banco Central dos EUA (Federal Reserve System), com intuito de criar segurança frente às regulamentações do país. Nesse ponto, o compliance começava a tomar forma.
Na década de 70, com a preocupação do governo em estabelecer regras mais rígidas contra corrupção, as empresas do dos Estados Unidos passaram a manter registros que mostravam suas transações e operações financeiras. Isso se tornou obrigatório por meio do FCPA (Foreign Corrupt Practices Art).
Contudo, não foi o suficiente. Após uma confusão na década de 80, envolvendo a indústria da defesa do país, empresas do setor passaram a adotar um conjunto de princípios e práticas empresariais que desenvolveriam um bom comportamento. A Iniciativa da Indústria de Defesa foi o projeto que 32 empresas planejaram e tornaram algo vigente.
Mas foi em 1991, quando o governo norte-americano viu que crises e situações delicadas de fraudes e corrupções haviam se tornado frequentes, que publicaram o documento Diretrizes Federais para a Condenação de Organizações. Esse documento explanava princípios de compliance, promovendo a ética absoluta das empresas, tanto em regime interno como também externo. Caso as empresas não cumprissem com as normas estabelecidas no documento, as punições seriam mais severas.
A atividade, no início de sua implementação, era mais direcionada às orientações de ordem jurídica. Se uma empresa tivesse uma grande responsabilidade perante a ordem judicial, era quase uma necessidade adotar o compliance para agir conforme a lei.
Aqui no Brasil, o compliance começou a ser vigorado por meio da Lei nº 12.683/12. Esta é resultado de uma alteração da Lei de Lavagem de Dinheiro nº 9.613. Conhecida como Lei Anticorrupção, retrata a obrigação administrativa e civil de pessoas jurídicas de maneira íntegra e competente. Dessa forma, as empresas são obrigatoriamente alertadas em detectar quaisquer atos ilegais contra a administração pública.
Entretanto, a preocupação das responsabilidades sócias das empresas já era algo visado desde 2009, quando a CGU e o Instituto Ethos publicaram um documento de orientação às empresas para acabar com a corrupção. Esse documento funcionava como guia, com medidas que as próprias empresas poderiam adotar para prevenir lavagens de dinheiro, problemas jurídicos e construir um ambiente corporativo mais íntegro.
A primeira proposta de compliance surgiu com a Lei nº 12.846.2013: a Lei da Empresa Limpa. O estatuto prevê que toda empresa deve se responsabilizar por qualquer ato contra a administração pública, com penas financeiras de até 20% de todo o seu faturamento anual. Caso a empresa tenha incorporado programas de integridade em seu patrimônio, o desconto na multa era de até 20%.
Além disso, as empresas precisam se responsabilizar por seus colaboradores, intermediários, sociedades, gerentes, representantes e todo pessoal envolvido com a organização quando há envolvimento com algum problema legal. Os envolvidos também precisarão responder criminalmente pelos seus atos e sofrer os agravos prescritos na lei, independentemente por culpa ou dolo.
Como afirma a lei, as empresas “deverão adotar procedimentos, controles e políticas internos compatíveis com seu porte e volume de operações, que lhes permitem atender ao que está exposto neste artigo e no art.11, na forma disciplinada pelos órgãos competentes”.
Para que a lei seja cumprida, foi determinada a criação do COAF, Conselho de Controle de Atividades Financeiras. Esse conselho se encarrega de obter qualquer informação sobre uma pessoa que realiza uma transação financeira que ultrapasse o limite fixado pelo órgão responsável e nos termos que ele estabelece. Esse tipo de transação pode ser de qualquer natureza, dentre elas podem ser citadas algumas:
Não só o COAF é responsável em saber das ações da empresa, mas a AVEC (Averiguação Eletrônica de Conformidade) também. Diferente do COAF, a AVEC é um instrumento eletrônico, que verifica se a pessoa jurídica anda em conformidade com suas obrigações legais.
Se a empresa for autenticada e submetida a um AVEC, é necessário acessar a página de relacionamento do SISCOAF para saber os próximos passos do procedimento. Por meio de uma mensagem no endereço eletrônico do COAF, a empresa consegue se manter informada e, a partir daí, o estabelecimento precisa conhecer os detalhes para o preenchimento do relatório presente no portal.
O compliance se compromete em averiguar e trabalhar tanto com detalhes gerais até os mais específicos dentro e fora da empresa. Em âmbito geral, pode-se dizer que os principais objetivos são os seguintes:
Toda instituição que necessita adotar o compliance precisa criar um departamento para tal. Essa unidade se encarrega na garantia de que os regulamentos e regras legais sejam cumpridos por todos os presentes na empresa. Essa garantia é construída de várias maneiras:
Como uma espécie de intermediador, o departamento é como um juiz interno dentro da empresa. Todas as políticas, tanto externas como internas, precisam ser de total conhecimento da unidade. E por ter esse conhecimento pleno de todas as atividades, é o departamento que mais precisa agir com integridade.
No entanto, manter um departamento de compliance pode não ser tão barato para algumas empresas. Por ser uma técnica relativamente nova aqui no Brasil, os custos operacionais do projeto apresentaram alta nos últimos anos. Mas, em compensação com a cobrança de multas e punições pelo descumprimento de leis, o custo pode ser ainda maior.
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Sim, compliance também é uma tarefa que é feita por um profissional especializado. O profissional encarregado da atividade é conhecido como Compliance Officer, e normalmente não é feito por somente por uma pessoa. Geralmente uma equipe, não importando a quantidade de pessoas, criam, planejam e coordenam políticas cabíveis ao ambiente empresarial.
Como o compliance não tem a função de culpar alguém por uma má conduta, os compliance officers agem de forma objetiva e precisa. Isso quer dizer que em certos momentos, algumas ferramentas e decisões, mesmo que rígidas, são tomadas para que a ética e competência sejam atributos em evidência em todos os setores.
Raramente os compliance officers trabalham em ambiente externo, atuando assim por dentro da empresa. Como sentinelas, esses profissionais, além de conhecimento técnico de administração pública e normas legais, precisam conhecer todos os processos feitos na empresa, boa comunicação verbal, relacionamento interpessoal forte e desenvolvido e ter experiências fortes na solução de problemas.
Um dos intuitos desse artigo é ajudá-lo a compreender a importância do compliance e como adotá-lo numa empresa. Por ser um processo complexo, o compliance necessita de medidas práticas e firmes para que ele seja vivido todos os dias. Há quatro etapas que podem ajudá-lo a instaurar o compliance na sua instituição.
Embora as etapas sejam passos comuns para empresas de qualquer setor, cada organização fica aberta para criar suas próprias estratégias de gestão, de acordo com suas necessidades. O foco é o mesmo: o compromisso com boas práticas e agir com conformidade com as leis e regulamentos.
É necessário um roteiro a ser seguido. A linguagem precisa ser simples, franca e objetiva, para que todos os colaboradores, gerentes, sócios, parceiros e outros participantes tenham noção do foco que a empresa possui. Recomenda-se apoio de profissionais especializados, como empresas de consultoria. O importante é que esse padrão esteja de acordo com os valores da empresa e que não infrinjam qualquer estatuto legal.
Alguns empresários e gestores públicos têm receio de aplicar procedimentos por desconhecerem técnicas de marketing. Na verdade, o marketing pode ser uma ação mais fácil do que muitos imaginam. E quando se fala em Endomarketing, as estratégias são ainda mais descomplicadas.
O ato de propagar a importância do cumprimento das regras e obrigações dentro da empresa precisa ser algo corrente. E diversas plataformas podem auxiliar o profissional a executar essa ação. Cartazes, envio de SMS’s, e-mails, palestras e outros artifícios podem servir de apoio para manter esse enfoque vivo na mente de todos.
Criar canais de comunicação pode ser uma ótima ferramenta para ter acesso a informações de forma mais clara e rápida. Supervisores, líderes de comunicação, ouvidorias e outros recursos também servem de auxílio. Um exemplo é o uso do telefone ou de computadores somente para fins profissionais ou a importância da emissão de notas fiscais após atos de compra.
Esse passo serve para todos, mas principalmente para setores que vêm de cima. Diretores, gestores, supervisores, técnicos e outros profissionais precisam demonstrar boas atitudes e bom comportamento para que o restante dos colaboradores se sinta motivado a também cumprir com suas responsabilidades.
Como foi dito anteriormente, o compliance não trata somente dos problemas internos, mas também dos externos. Isso quer dizer que evitar danos aos stakeholders precisa ser outro grande propósito da instituição. Entenda que compliance não se trata só de tarefas, mas de ideologia. Quando se estabelece um padrão de responsabilidades, as práticas precisam seguir à risca essa linha de direção.
Sendo um método internacional, o compliance precisa determinar diretrizes internacionais. Alguns desses atributos são:
Algo essencial para formar o compliance de uma empresa é a Inteligência de Conformidade ou Compliance Intelligence (CI), como é conhecido nos Estados Unidos.
Esse serviço é uma espécie de monitoria de riscos. Composto por auditorias preventivas além da monitoria frequente, a Inteligência de Conformidade cuida da organização através de recolhimento sistemático de informações tanto dentro da corporação como no mercado em geral. Isso envolve atividades financeiras para qualquer setor, desde áreas da saúde, de negócios ou até comércio de sucatas, empresas de automóveis e outros estabelecimentos.
Empresas como a Montax, a NICE Actimize e a PwC fornecem um sistema integrado de recursos tecnológicos a fim de promover maior legitimidade ao cumprimento de normas e regras. Daí, como citado anteriormente, a importância do profissional de T.I dentro do departamento de compliance, uma vez que tecnologias emergentes se encontram cada vez mais frequentes.
Em outras palavras, essa capacidade é um tipo de “espionagem” para verificar se toda a empresa age realmente com atos legais e sem fraudes.
A Matriz de Compliance é uma metodologia, onde se possuí grupos ligados a aceitação de leis e normas de uma empresa.
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Um dos setores da economia brasileira que já utiliza o serviço de compliance é o de exportação. A Linha Azul, procedimento criado e adotado pela Receita Federal, trata de todos os despachos aduaneiros feitos durante importações e exportações.
A Linha Azul (também conhecida como Despacho Aduaneiro Expresso) concede habilitação a todas as empresas que possuem conformidade com as normas da Receita Federal. Além dessa, a empresa deve mostrar que controles internos agem inteiramente de acordo com as obrigações tributárias no mercado de exportação. Questões aduaneiras e de fiscalização visam uma habilitação prévia da empresa junto à Receita Federal.
Na Linha Azul, a integração é realizada com todos os âmbitos da empresa, sejam contábeis, de estoque de mercadorias, controle corporativo. Caso a empresa não apresente uma normalidade prevista pela Receita Federal, o Despacho Aduaneiro Expresso passa a agir. Se a empresa possui legalidade e seus procedimentos realmente demonstram credibilidade, a Receita Federal emite uma aplicação da Linha Azul que permite a instituição realizar exportações de modo mais fácil e ágil para o comércio exterior e qualquer parte do Brasil.
Outro exemplo de compliance no Brasil é o PRSA (Política de Responsabilidade Socioambiental). Esse sistema se baseia na obediência aos estatutos e diretrizes para instituições financeiras. O cumprimento dessas normas prevê a prevenção de riscos socioambientais e também mecanismos especializados a avaliar e solucionar operações que apresentem riscos a atividades econômicas que envolvam assuntos socioambientais.
Se uma empresa passar por essa avaliação e apresentar algum dano socioambiental cometido, o PRSA notifica a FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos) para adotar as medidas cabíveis para resolver o caso.
Com a prevenção em alta, a prevenção é trabalhada a todo instante. O posicionamento em denunciar irregularidades, aplicações indevidas de ações que vão contra as normas legais e o apoio a conduta ética em caráter jurídico tornam as sanções mais conhecidas e os mecanismos melhor trabalhados.
Outro ponto interessante do compliance é o crescimento e amadurecimento dos níveis governamentais da organização. Se deparar com a resolução de um problema nem sempre é uma tarefa fácil para alguns gestores e diretores. Talvez por falta de prática ou então pela falta parcial ou até total de conhecer ações que podem ser aplicadas. O compliance quebra esse paradigma. Ele motiva a equipe gerencial a ter mais autonomia e sabedoria na hora de tomar decisões e a motivar todos os funcionários a agirem com os compromissos éticos.
A economia também uma vantagem. De acordo com a Você S/A e Exame, 10% de todo o faturamento bruto anual de uma empresa é desviado por conta de fraudes. Esse desvio de recursos financeiros da empresa, mais cedo ou mais tarde, tende a se tornar um problema ainda maior.
A contabilidade fiscal e gerencial também passaria por uma economia saudável, tendo recursos financeiros melhor aplicados em setores que necessitariam de um cuidado maior. Não só dentro da organização, mas a contabilidade internacional sentiria esse benefício.
Assuntos relacionados à segurança da informação, plano de negócios em modo contínuo, administração de riscos e de pessoal, provimento de auditorias internas e externas seriam mais aproveitados tendo o compliance intensificando o atingimento de metas e objetivos.
Enfim, para quem vê o compliance como um principal aliado, a dica é que quanto mais participação melhor será. Os controles internos e externos seriam levados mais a sério e colocaria a empresa jogando de acordo com as regras. Até a taxa de falência das empresas no Brasil diminuiria. Para se ter uma ideia, 50% das empresas brasileiras não chegam nem a 5 anos de vida.
Pense o compliance como algo que engloba os processos empresariais como um todo. Se você ainda acha que o compliance é uma ferramenta de segundo plano, reveja seus conceitos. Reveja os planos que você tem para sua empresa daqui a 5, 10 anos. Onde você quer que sua empresa deseja estar? O que ela precisará fazer para atingir esse patamar? Que fontes utilizar para atingir esse objetivo?
São pensamentos como esse, atrelados com a integridade, a honestidade e a ética, que transformam empresas em grandes negócios. Não se trata de algo instantâneo, é um processo. Um processo que se feito com diligência, poderá levar sua empresa a níveis mais altos e nunca vistos antes.
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