Os indicadores de desempenho são métricas que permitem entender como medir a produtividade de uma empresa e garantir a performance do setor de compras, já que agilidade e otimização de procedimentos são cruciais para esse setor.
Assim, você deve se certificar de monitorar os números certos, garantindo prontidão e excelência no fechamento de contratos e entregas. Se problemas nessa área constituem um gargalo na sua produtividade, este conteúdo foi escrito para você.
Com ele, você entenderá a importância de acompanhar indicadores coerentes, além de receber dicas valiosas para medir a produtividade da equipe. Boa leitura e bom aprendizado!
Por que indicadores de desempenho são importantes?
Conceitualmente, os indicadores de performance podem ser descritos como métricas capazes de quantificar resultados. São eles que permitem que você saiba como medir a produtividade de uma empresa e tenha uma visão ampla, transparente e confiável do desempenho da sua equipe.
No setor de compras — diariamente desafiado a otimizar recursos e a maximizar resultados —, os KPIs são importantes mecanismos de medição da efetividade da operação e, em caso de necessidade, ajudam a assegurar ação imediata na correção de desvios.
Diante disso, fica evidente qual é a importância de acompanhar os indicadores de desempenho, principalmente no que compete ao time de compras: aumentar a produtividade sem perder a eficiência.
Um bom exemplo da aplicação dessa estratégia no setor é a segmentação da carteira de fornecedores, o que facilita a especialização dos compradores e permite avaliações mais precisas das rotinas — de acordo com a curva A, B e C de insumos — respeitando o lead time exigido.
Quais são os indicadores do setor de compras?
Uma vez explicitada a importância de adotar e monitorar os indicadores de performance da equipe de compras, vale a pena alargar a discussão e abordar um tema ainda mais prático: quais são as principais métricas para a área?
Abaixo, relacionamos algumas delas. Leve em consideração, no entanto, que medir com eficiência pressupõe acompanhar apenas as métricas mais importantes, sendo essa a ideia por trás dos KPIs. Caso contrário, você pode ficar confuso.
1. Saving
Em âmbito gerencial, a métrica de saving — que, em tradução livre para o português, remete ao processo de “poupar” ou “economizar” — é uma das mais relevantes.
O objetivo do indicador, que calcula a diferença entre o valor de um orçamento e a quantia efetivamente paga pela mercadoria, é identificar o potencial de negociação da equipe e evidenciar o ganho financeiro da empresa.
2. Lead time
O termo, muito comumente empregado na rotina do setor de compras, diz respeito ao tempo necessário para o aprovisionamento e a disponibilização da mercadoria, uma vez requisitada.
A métrica contribui para aferir a eficácia dos processos da área, bem como para medir a habilidade da equipe em negociar condições mais atrativas para a entrega dos itens de que a empresa precisa.
3. Custos dos suprimentos
De certa forma, é possível encarar os suprimentos como a unidade mais importante de um processo produtivo. A sua transformação determina os custos, ao mesmo tempo em que é determinada por eles.
Atuar sobre os custos dos suprimentos pressupõe avaliar toda a cadeia de produção, otimizando a logística sem interferir na qualidade final do produto.
E isso porque matéria-prima, maquinário, equipamentos diversos, mix de produtos e materiais de apoio à produção são apenas alguns dos itens que compõem essa categoria. Ela é a tal ponto ampla que seu custo incide sobre cada etapa de produção e obriga a refletir sobre ela.
4. Evolução de preço
Esse indicador tem o objetivo de identificar as oscilações de preços praticados na compra de produtos ou serviços em um determinado período. Trata-se, em essência, de um método de comparação.
Por prover uma informação estruturada de acordo com um período delimitado, o cálculo da evolução do preço pode ajudar você a observar sazonalidades (em que épocas há aumento de preço, quando há queda) e, assim, traçar estratégias para economizar.
Vale lembrar que, em longo prazo, fatores externos, como a inflação, também atuam sobre a evolução de preço.
5. Nível da entrega
Só porque a entrega é a última etapa de uma venda, não significa que ela possa ser negligenciada. Em casos em que o que se vende são serviços e não produtos, a entrega é um procedimento recorrente de contato com o cliente.
Assim, boas entregas passam a significar pontos de diálogo sobre o produto, educação do consumidor e esclarecimentos diversos. No entanto, é um pouco difícil transformá-las em um indicador preciso, uma vez que uma boa entrega é, até certo ponto, subjetiva.
O ideal é que você tenha mecanismos numéricos para inferi-la, nem que isso signifique pedir uma avaliação de 1 a 10 ao seu cliente.
6. Prazo médio do pagamento
O cálculo do prazo médio de pagamento é simples: consiste na diferença entre a data de um pagamento menos o dia em que a compra foi faturada, efetivamente deixando os caixas da empresa.
O acompanhamento desse indicador garante que haja mais segurança na manutenção do fluxo de caixa e permite que a empresa tenha mais poder de compra e de negociação, na hora de fechar uma transação.
7. Taxa de devolução
Por lei, o consumidor tem alguns dias para devolver um produto. No caso de compra em lojas físicas, isso só é possível mediante comprovação de problemas na fabricação. Quando falamos de compras online, as condições para o retorno do produto são mais diversas, no entanto.
Seja como for, é comum que alguns dos insumos que você encomenda sejam devolvidos de vez em quando. Se isso se torna recorrente, porém, prejudica a produtividade.
Além disso, o sentimento de que o seu fornecedor não é confiável interfere, até mesmo, nas suas vendas. Se você devolve insumos com frequência por não os considerar de qualidade, é de crer que também o seu consumidor possa devolver o produto final pelos mesmos motivos.
Nesse ponto, meça a taxa de devolução e faça um controle rigoroso de qualidade. Só assim, será possível transmitir segurança aos colaboradores dos setores de compras e vendas, assim como ao consumidor.
A mensagem é clara: os indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para manter a saúde da operação e mostrar como medir a produtividade de uma empresa. Além disso, decisões acertadas são feitas de números, e não de achismo.
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Categoria: Compras
