Os indicadores de desempenho são métricas que permitem entender como medir a produtividade de uma empresa e garantir a performance do setor de compras, já que agilidade e otimização de procedimentos são cruciais para esse setor.
Assim, você deve se certificar de monitorar os números certos, garantindo prontidão e excelência no fechamento de contratos e entregas. Se problemas nessa área constituem um gargalo na sua produtividade, este conteúdo foi escrito para você.
Com ele, você entenderá a importância de acompanhar indicadores coerentes, além de receber dicas valiosas para medir a produtividade da equipe. Boa leitura e bom aprendizado!
Conceitualmente, os indicadores de performance podem ser descritos como métricas capazes de quantificar resultados. São eles que permitem que você saiba como medir a produtividade de uma empresa e tenha uma visão ampla, transparente e confiável do desempenho da sua equipe.
No setor de compras — diariamente desafiado a otimizar recursos e a maximizar resultados —, os KPIs são importantes mecanismos de medição da efetividade da operação e, em caso de necessidade, ajudam a assegurar ação imediata na correção de desvios.
Diante disso, fica evidente qual é a importância de acompanhar os indicadores de desempenho, principalmente no que compete ao time de compras: aumentar a produtividade sem perder a eficiência.
Um bom exemplo da aplicação dessa estratégia no setor é a segmentação da carteira de fornecedores, o que facilita a especialização dos compradores e permite avaliações mais precisas das rotinas — de acordo com a curva A, B e C de insumos — respeitando o lead time exigido.
Uma vez explicitada a importância de adotar e monitorar os indicadores de performance da equipe de compras, vale a pena alargar a discussão e abordar um tema ainda mais prático: quais são as principais métricas para a área?
Abaixo, relacionamos algumas delas. Leve em consideração, no entanto, que medir com eficiência pressupõe acompanhar apenas as métricas mais importantes, sendo essa a ideia por trás dos KPIs. Caso contrário, você pode ficar confuso.
Em âmbito gerencial, a métrica de saving — que, em tradução livre para o português, remete ao processo de “poupar” ou “economizar” — é uma das mais relevantes.
O objetivo do indicador, que calcula a diferença entre o valor de um orçamento e a quantia efetivamente paga pela mercadoria, é identificar o potencial de negociação da equipe e evidenciar o ganho financeiro da empresa.
O termo, muito comumente empregado na rotina do setor de compras, diz respeito ao tempo necessário para o aprovisionamento e a disponibilização da mercadoria, uma vez requisitada.
A métrica contribui para aferir a eficácia dos processos da área, bem como para medir a habilidade da equipe em negociar condições mais atrativas para a entrega dos itens de que a empresa precisa.
De certa forma, é possível encarar os suprimentos como a unidade mais importante de um processo produtivo. A sua transformação determina os custos, ao mesmo tempo em que é determinada por eles.
Atuar sobre os custos dos suprimentos pressupõe avaliar toda a cadeia de produção, otimizando a logística sem interferir na qualidade final do produto.
E isso porque matéria-prima, maquinário, equipamentos diversos, mix de produtos e materiais de apoio à produção são apenas alguns dos itens que compõem essa categoria. Ela é a tal ponto ampla que seu custo incide sobre cada etapa de produção e obriga a refletir sobre ela.
Esse indicador tem o objetivo de identificar as oscilações de preços praticados na compra de produtos ou serviços em um determinado período. Trata-se, em essência, de um método de comparação.
Por prover uma informação estruturada de acordo com um período delimitado, o cálculo da evolução do preço pode ajudar você a observar sazonalidades (em que épocas há aumento de preço, quando há queda) e, assim, traçar estratégias para economizar.
Vale lembrar que, em longo prazo, fatores externos, como a inflação, também atuam sobre a evolução de preço.
Só porque a entrega é a última etapa de uma venda, não significa que ela possa ser negligenciada. Em casos em que o que se vende são serviços e não produtos, a entrega é um procedimento recorrente de contato com o cliente.
Assim, boas entregas passam a significar pontos de diálogo sobre o produto, educação do consumidor e esclarecimentos diversos. No entanto, é um pouco difícil transformá-las em um indicador preciso, uma vez que uma boa entrega é, até certo ponto, subjetiva.
O ideal é que você tenha mecanismos numéricos para inferi-la, nem que isso signifique pedir uma avaliação de 1 a 10 ao seu cliente.
O cálculo do prazo médio de pagamento é simples: consiste na diferença entre a data de um pagamento menos o dia em que a compra foi faturada, efetivamente deixando os caixas da empresa.
O acompanhamento desse indicador garante que haja mais segurança na manutenção do fluxo de caixa e permite que a empresa tenha mais poder de compra e de negociação, na hora de fechar uma transação.
Por lei, o consumidor tem alguns dias para devolver um produto. No caso de compra em lojas físicas, isso só é possível mediante comprovação de problemas na fabricação. Quando falamos de compras online, as condições para o retorno do produto são mais diversas, no entanto.
Seja como for, é comum que alguns dos insumos que você encomenda sejam devolvidos de vez em quando. Se isso se torna recorrente, porém, prejudica a produtividade.
Além disso, o sentimento de que o seu fornecedor não é confiável interfere, até mesmo, nas suas vendas. Se você devolve insumos com frequência por não os considerar de qualidade, é de crer que também o seu consumidor possa devolver o produto final pelos mesmos motivos.
Nesse ponto, meça a taxa de devolução e faça um controle rigoroso de qualidade. Só assim, será possível transmitir segurança aos colaboradores dos setores de compras e vendas, assim como ao consumidor.
A mensagem é clara: os indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para manter a saúde da operação e mostrar como medir a produtividade de uma empresa. Além disso, decisões acertadas são feitas de números, e não de achismo.
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