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A gestão de contratos é um dos inúmeros processos em uma empresa que, quando otimizado, facilita os ciclos de venda, o que resulta em maior produtividade e aumento de receita. Como administrar prazos, renovações e dados é um desafio, a adoção de uma como o Contract Lifecycle Management (CLM) — em português, Gestão do Ciclo de Vida de Contratos — é indispensável para o sucesso.
Esse método propõe a automação e gerenciamento proativo desses documentos, abrangendo todas as etapas de ponta a ponta, desde sua criação até o encerramento.
Implementar o CLM favorece o aumento da eficiência e redução de riscos e custos. Neste post, vamos abordar as melhores práticas para você incorporá-lo a seu negócio. Interessado? Continue a leitura e entenda!
Existem muitas tecnologias específicas para a gestão de contratos. Adotar uma de qualidade será definitivo para implantar um workflow inteligente e eficaz. Softwares que usam armazenamento na nuvem são válidos, uma vez que conservam os documentos em ambientes seguros e de acesso fácil e imediato a todos os envolvidos.
Ademais, os arquivos não ocupam espaço físico e, graças aos backups contínuos, raramente algum deles se perde e o histórico das alterações e ciclos do contrato ficam registrados. Para manter o sigilo de dados importantes, plataformas modernas oferecem controle de acesso via senha e login.
A gestão de contratos feita manualmente torna todo o processo mais lento e burocrático. Bons sistemas podem ser configurados de acordo com as necessidades da sua empresa e o perfil dos acessos. Nesse sentido, conte com apoio da tecnologia certa para otimizar as rotinas e o tempo da sua equipe.
Uma boa prática é ter um gestor e uma equipe dedicados à gestão desses contratos e ao manejo do sistema. Isso reduz problemas com múltiplos acessos, o que pode gerar inconsistências em relação às versões dos documentos.
O grupo responsável concentrará a função de acompanhar a evolução dos contratos, administrar questões ligadas à compliance e garantir as checagens e ajustes necessários conforme as demandas dos clientes ou fornecedores.
Uma vez que o sistema adequado foi implantado e a equipe formada, nesse momento, elabore o fluxo de trabalho, por meio de um cronograma que determine os prazos dos ciclos de aprovações e revisões — e quem será o profissional responsável por cada procedimento. O software ajuda nesse processo, pois ele concentra todo o trabalho em uma única plataforma, reforçando o controle e a visibilidade de cada etapa.
O ideal é começar a implementar o CLM com apenas dois ou três contratos que estiverem em seus estágios iniciais, especialmente se forem da mesma divisão ou relacionados a um mesmo produto, cliente ou fornecedor. Assim, o time faz um teste concentrado e coleta resultados que servirão como base para os próximos projetos.
Indicadores-chave de performance (KPIs), quando aplicados à gestão de contratos, ajudam gestores a tomar decisões e adotar uma rotina de melhoria contínua. Coletar dados do trabalho e analisá-los com métricas de eficiência assegura a conformidade e efetividade da implantação.
Com o sistema, é ainda possível mensurar e monitorar o fluxo de trabalho conforme o Acordo de Nível de Serviço (SLA). Essa funcionalidade é essencial para garantir que cada estágio desenhado esteja claro tanto para o cliente quanto para o fornecedor. Além disso, fica mais fácil medir o desempenho e minimizar erros, atrasos e riscos.
Tecnologias e boas práticas de gestão de contratos, como a implementação do CLM, representam um grande benefício para empresas. Com elas, todo o ciclo de trabalho é otimizado e bem definido, favorecendo a alta performance e produtividade do negócio.
Como você realiza a gestão de contrato na sua instituição? Tem mais alguma dúvida ou sugestão sobre o tema? Deixe um comentário e compartilhe suas ideias e opiniões!
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