Os KPIs são indicadores essenciais para acompanhar o desempenho de um setor ou processo. No caso dos indicadores de compras, eles servem para otimizar a área. Com a análise dos valores, é possível identificar e solucionar problemas, criar estratégias e monitorar a situação.
Dentro de um processo de negociação com fornecedores, há alguns elementos que podem ser acompanhados. Desse jeito, fica mais fácil identificar o desempenho do empreendimento, de forma geral.
Para entender melhor, veja quais são os KPIs da área de compras e descubra quais pontos merecem mais atenção.
O lead time corresponde a todo o período necessário entre a identificação da demanda por determinado produto e a chegada do item na empresa. Trata-se, portanto, do tempo que a etapa leva para ser concluída.
Isso é importante, em primeiro lugar, porque mobiliza o time de compras. Se as pessoas estão envoltas em uma negociação, têm menos disponibilidade para atender a outros processos. Então, certas demandas não são atendidas com a eficiência necessária.
Além disso, um lead time muito alto significa que a reposição de itens foi demorada. Em casos especiais, como quando há uma demanda extra, o processo pode ser crucial para o desempenho.
Também chamado de saving, o valor economizado é um dos principais indicadores de compras. Ele corresponde a quanto foi possível economizar em uma compra, o que indica a grande capacidade de negociação do time.
O melhor jeito de calculá-lo é dividindo o custo efetivo pelo montante orçado inicialmente. Se o resultado for menor que 1, a cotação de orçamento foi mais cara e, portanto, houve um desconto. Caso seja igual ou muito próximo a 1, não houve uma redução significativa.
A produtividade também está entre os KPIs da área de compra que devem ser observados. Uma equipe pouco produtiva não fecha contratos como deveria, além de gerar desperdício de oportunidades e até de dinheiro.
Em geral, vale a pena verificar o total de contratos fechados em um determinado período. Ao cruzar essa informação com as solicitações — como por parte do estoque —, dá para entender a produtividade do setor. Por exemplo, em uma semana, o estoque solicitou 5 novas compras. Se o time fechou esse número de contratos, o seu desempenho pode ser considerado produtivo.
Para avaliar esse índice, também é possível comparar a evolução do desempenho ao longo das semanas, além de compreender as necessidades de acordo com épocas do ano, como períodos de mais vendas.
Outro entre os KPIs da área de compras é o nível de entrega. Ele visa compreender a atuação do fornecedor e até a logística do próprio empreendimento.
É interessante avaliar, por exemplo, a taxa de entregas que chegaram no prazo em relação às entregas já efetuadas. Também é preciso analisar o número de devoluções e a confiabilidade geral do fornecedor. Ao aplicar essas medidas, você identifica quais são os parceiros mais adequados para atender a certas demandas.
Definir e acompanhar os indicadores de compras é essencial para entender o potencial desse setor. Assim, dá para identificar problemas e agir para alinhar a atuação com o restante da empresa.
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